วางระบบบัญชี

อีกแง่มุมหนึ่งของคำว่าบัญชี "หากภาษาอังกฤษ คือ ภาษาสากลของโลก, การบัญชี คือ ภาษาสากลของโลกธุรกิจ" เป็นคำกล่าวที่ไม่เกินจริงเลย เป็นการแสดงให้เห็นว่าการบัญชีสามารถสะท้อนความจริงของธุรกิจออกมาได้ การบริหารกิจการให้ประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา เช่น งบการเงิน หรือข้อมูลทางบัญชี ที่ถูกจัดทำขึ้นอย่างมีระบบ เพื่อใช้วัดผลสำเร็จของธุรกิจและความสามารถของฝ่ายบริหาร และแสดงฐานะทางการเงินของธุรกิจ รวมทั้งตรวจสอบความน่าเชื่อถือของงบการเงินและการปฏิบัติงานของธุรกิจ และการวิเคราะห์งบการเงินหรือข้อมูลบัญชีของธุรกิจด้วย (...ความบางส่วนจาก www.bus.tu.ac.th)

เหตุใดจึงจำเป็นต้องวางระบบบัญชี

การวางระบบบัญชีเปรียบเหมือนกับการวางแผนสร้างอาคารสักหลังหนึ่ง ต้องร่างแบบ ตรวจทานแบบ เริ่มก่อสร้าง แก้ไขแบบบางส่วนเมื่อก่อสร้างแล้วติดปัญหา มีการจัดแบ่งพื้นที่เพื่อประโยชน์ใช้สอยในแต่ละส่วน ไปจนถึงสร้างเสร็จพร้อมเข้าอยู่ เมื่อเข้าอยู่แล้วก็ยังจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนบ้างตามสภาพการใช้สอยที่เปลี่ยนไป หรือตามข้อกฎหมายกำหนด

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นไม่ได้ต้องการจะชี้ให้เห็นว่าการวางระบบบัญชีมีความยุ่งยาก จนเกินกว่าจะทำได้ จุดมุ่งหมายของการวางระบบบัญชี คือ ให้มีแนวปฏิบัติสำหรับการบริหารและปฏิบัติการ สอดคล้องกับการทำงานของธุรกิจนั้น ๆ สะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริงของกิจการ เพื่อวัดผลและสามารถตรวจสอบได้

การวางระบบบัญชีที่ดีของกิจการหนึ่ง อาจไม่เหมาะสมกับอีกกิจการหนึ่งก็ได้ เพราะต้องขึ้นอยู่กับวิธีการปฏิบัติงานและธรรมชาติของแต่ละธุรกิจ แม้ในกิจการขนาดเล็กก็มีความจำเป็นที่จะต้องวางระบบบัญชีเช่นกัน เช่น ให้มีการจดบันทึก หรือลงบัญชีในแต่ละกิจกรรมที่เกิดขึ้น (รับ,จ่ายเงิน, เบิกสินค้า เป็นต้น) เพื่อจะได้สามารถวัดประสิทธิภาพและสรุปผลการดำเนินงานของกิจการได้

ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี

การวางระบบบัญชีที่ดีคือ ต้องสะท้อนความจริง เที่ยงตรง ป้องกันการทุจริต ตรวจสอบซึ่งกันและกัน และสามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อการตัดสินใจได้ทันเวลา หากว่ากิจการของท่านมีสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ครบถ้วนแล้วก็สามารถมั่นใจได้ว่า จะสามารถดำรงธุรกิจอยู่ได้อย่างมั่นคง และแข่งขันกับผู้อื่นได้อย่างแน่นอน